バーチャルオフィスとは?法人登記や住所利用、電話転送サービスなど気になるメリットとデメリット

こんにちは、コワーキングスペースビィーゴのスタッフです。

早速ですがみなさんは、「バーチャルオフィス」をご存知ですか?

「コワーキングスペース」や「シェアオフィス」などはかなり一般的になってきましたが、「バーチャルオフィス」についてはまだよくご存知ない方も多いかもしれません。

なぜなら、そんなに多くの方が必要なサービスではないからです!

でも、バーチャルオフィスを活用すればうーんと固定費のコストカットになり、どハマりする方もいらっしゃいます。

例えば、主に自宅で仕事が完結しているフリーランスの方、特定の場所にこだわらず旅するようにいろいろな場所で仕事をしている方、複数店舗を運営している飲食店経営者の方、オンラインショップをしたい方、大阪支店・枚方支店を作りたい法人様など……が、余計なコストを抑えて一歩前に進むために、きっとメリットがあるはずです。

この記事では、バーチャルオフィスとはどういった方にメリットとデメリットがあるのか、ご説明していきます。必要な方とそうでない方がいらっしゃると思いますので、参考になれば幸いです。

自分に合うかどうか、他のプランと迷う場合は、ぜひコワーキングスペースビィーゴにお問い合わせください!

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バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、仮想のオフィスのことです。

つまり実際のオフィスはないけれど、住所を借りることで、登記や名刺、Webサイトなどに借りた住所を記載することができるというものです。

一見怪しいように感じる方もいるかもしれませんが、決して怪しいものでも違法なものでもありません。バーチャルオフィスプランは最近コワーキングスペースビィーゴでも利用が増えている人気プランの一つ。

使い方によってはかなりコストダウンできて、効率的にビジネスの幅を広げられる手法なのです。

自宅で仕事するのに自宅とは別の住所が必要な理由

少し長くなりますが、最初にどういう理由やきっかけで自宅以外の住所を借りる必要が出てくるのか、3つのケースを深掘りしてご説明いたします。

開業・起業する時は住所を書かなければいけない場面がたくさんある

例えば、独立してフリーランスとして開業する時には開業届、新しい会社を起業する時には法人登記、その他あらゆる申請書類、名刺、Webサイト、契約書など、公に住所を書かなければいけない場面がたくさんあります。

飲食店や雑貨店などをオープンする方で自宅以外に実店舗がある場合はその住所が使えますが、自宅で仕事をする場合は自宅以外の事務所を別で借りて住所をもう一つ持つ方はほぼいないのではないでしょうか?

その場合、あらゆる書類に書く住所は一択、自宅の住所になります。

それ自体に問題はないですが、独立した時や起業した時には1件でも多く受注して利益につながるように、多くの方に知ってもらいたいところ。そのためにはどこで仕事をしているのか拠点は伝えたい情報の一つ。どこにオフィスがあるのか伝えられないと、営業もしにくく、不信にもつながってしまうのはやむをえないことです。

またどこを拠点にして活動しているかはWebサイトやSNS、名刺、チラシなどの販促物などでぜひ伝えたいですが、自宅の住所を公の場にさらすことはリスクが大いにありますし、「もしものとき」のことを考えると躊躇われます。誰しもできれば自宅の住所は書きたくないものでしょう。法人登記すれば、法務局で住所は閲覧できますし、ネットでも公開されてしまいますので特に一人暮らしの女性は避けたいものです。

となると、公に書ける住所を自宅以外にもう一つ持つことが望ましい、ということになります。

多くの賃貸マンションは個人住宅用であって法人登記はできない

賃貸住宅・マンションはあくまで個人の住宅用であって、法人登記して事務所として使うことがそもそも許されていないことが一般的です。

事務所として使用し法人登記する場合は事前に大家さんに確認と許可が必要ですし、それができない場合は別途、事務所利用・法人登記ができる賃貸物件を借りて、新たに住所を持つ必要があります。

オンラインショップの送り先として自宅の住所が公になってしまうことを避けたい

minneやBASE、メルカリなどオンラインショップ(ECサイト)が個人でも簡単に始められるようになりました。個人でひっそり始めたはずが、バズっていつのまにか大人気クリエイターになったという方もいらっしゃるかと思います。

しかし、個人で手作り作品などを販売し、郵送する際に住所が公になってしまうことがありますよね。発送元の住所を記載し公表することが義務付けられているECサイトもあるそうですが、特に一人暮らしの女性にとって、オンラインショップは相手が見えないだけに、相手に住所と名前が知られてしまうことに不安や恐怖を感じてしまうのは当たり前のことだと思います。

というわけで、自宅以外に住所が必要であれば、別に事務所を新たに借りるということになります。

以上、例えばの例として具体的に3つのケースをご紹介しましたが、自宅以外にもう一つ事務所を借りたとして、その場所もオフィスや倉庫、アトリエ 、販売スペースなどで上手に活用できれば良いですが、当然家賃がかかります。

自宅と事務所の家賃、敷金、礼金、光熱費、ネット回線などのダブルの固定費!ということになると、かなり収益を上げていかなければ固定費を払うだけでもなかなか厳しいことが安易に想像できます。

投資とはいえ、独立したてのときは、正直1万円でも、1,000円であっても無駄にしたくないというのが本音…。

・・・もうかなりバーチャルオフィスのメリットが見えてきたでしょうか?

「自宅だけで仕事自体は完結しているから、リアルな事務所までは必要ないんだ。でももう1つ公に出せる住所を持ちたいんだ!」という方に、バーチャルオフィスプランはおすすめなのです!

公に出しても問題ない住所を自宅以外にもう一つ持つことで、法人登記や開業届、審査、契約、郵便物の受け取りや転送、銀行口座の作成などが一気にスムーズに進み、「もしかしたら」というリスクや心配事をぐっと減らすことができるのです。

続けて詳しくご説明していきます。

個人事業主やフリーランスの方でバーチャルオフィスを必要とされる方の具体例

主に自宅で仕事をする個人事業主やフリーランスの方

自宅では集中できないからという理由でコワーキングスペースやシェアオフィスを借りる方がいる中で、主に自宅で仕事をする理由もいろいろあるでしょう。

こういった方に全てにバーチャルオフィスが必要かといえばそうではありませんが、

例えば、
・自宅が大好き・自宅が快適で外よりも仕事が捗る方、
・テキストや本、大量の資料などがあって外に持ち出せない方、
・子育て、親の介護、家事をしながら隙間時間に仕事をしている方、
・実店舗を伴わなず自宅を倉庫がわりにしているオンラインショップ運営の方、
・副業で夜遅くや休みの日だけ自宅で仕事をする方、
・材料や素材の関係で手作り作家さんやクリエイターの方……

などが挙げられるでしょう。

特定の場所に止まることなくどこでも仕事ができる個人事業主やフリーランスの方

自宅にはほとんどいないけれども、特定の場所にとどまらずに仕事をされている方も同じくバーチャルオフィスがオススメです。

こういった方に全てにバーチャルオフィスが必要かといえばそうではありませんが、

例えば、
・毎日カフェや図書館、コワーキングスペースなど転々と場所を変えて仕事をしている方、
・営業回りや訪問、出張でほとんどお仕事は外回りだという方、
・クライアント先や提携会社などに通って仕事をされている方、
・旅をしながら全国を移動しながら仕事をしている方、
・複数店舗を運営している飲食店経営者の方、
・キッチンカーのみで営業されている経営者の方……

などもバーチャルプランがオススメです。

逆に、自宅以外でも仕事ができる業種で普段カフェなどで仕事をしているものの、集中できる特定の場所を探しているような方や、すでにコワーキングスペースで仕事をしている方などで自宅以外の住所が必要な方は、コワーキングスペースのプランの中に住所利用のオプションなどがあるはずですので、コワーキングスペースを使用しながらその場所の住所を使えて、同等のサービスを受けられます。

※サービスの詳細についてはご利用中の、もしくはお近くのコワーキングスペースでご確認ください。

バーチャルオフィスでできること・基本サービス

バーチャルオフィスで一般的に提供されている基本サービスは、住所を借りる住所利用です。その他、登記、電話転送、郵便物の受け取りなどができるところもあります。

住所利用

手作り作家さんやYouTuberなど自宅で仕事をしている個人事業主の方や、特定の場所にとらわれず好きな場所を転々としながら仕事をしているWebデザイナーやライターなどのフリーランスの方などは、名刺やWebサイトには自宅の住所を書くか、何も書かない、しか選択肢はありません。

しかし、バーチャルオフィスプランを利用して住所を借りれば、大々的にその住所を使い、クライアントから信頼を獲得することができます。

また、例えば行政の仕事などの場合、その地域に住所がないとそもそも案件が受けられないこともあります。そういった時に受けたい市町村の住所を借りることで仕事を受けることができるようになります。

郵便物の受け取り・転送サービス

住所を借りる場所にもよりますが、宅配便や郵便物を受け取ってくれるところもあります。取材や打ち合わせ、出張などで自宅にはほとんどいない方にとって、とてもありがたいサービスのはずです。

また、その受け取った荷物を自宅に転送してくれるサービスもあります。それによって、多少運送の時間はかかってしまうものの、第3者には住所を知られずに自宅や希望する場所で荷物を受け取ることができるのです。

法人登記

自宅の住所で法人登記する場合、会社情報と共に住所が公開されてしまいます。

特に賃貸マンションのかたなどは、引っ越すたびに変更しなければいけないのでかなり手間ですし時間もお金もかかりますので、できればしたくないことです。

とはいえリアルな事務所を借りると膨大な固定費がかかってしまうので、そういう方にとって安定した住所を安価で借りられるのであれば長い目で見るといいこと尽くしではないでしょうか。

※場所によっては、法人登記ができない場所もありますので、ご確認ください。

固定電話・転送サービス

住所の次に書く機会が多い電話番号。現代では固定電話は持たず携帯電話しか使っていないという方も多いと思います。

個人事業主やフリーランスでは固定電話番号はあまり必要ないかと思いますが、住所利用に加えてオプションで固定電話番号を持つことができるコワーキングスペースやシェアオフィスもあります。

電話番号は住所に比べるとリスクが低いかもしれませんが、それでもWebサイトやチラシなど不特定多数の人の目に触れる公の場所に個人の携帯番号を書くことはプライバシーの問題からできれば避けたいことです。また、クライアントからの信頼を得るためには企業として専用の固定電話番号を持っておきたいものです。

詳しくいえば、実際に固定電話を設置するのではなく、固定電話の番号を借りて、自分の携帯電話に転送するところが多いはずです。つまり、お客さんは固定電話にかける→転送されて設定した携帯にかかってくる、ということです。

または、転送ではなくコワーキングスペースやシェアオフィスの受付で代わりに電話に出て、用件を聞いて、伝えてもらえるといったサービスがあるところもあります。

例えば、上記のようなシチュエーションのときに、バーチャルオフィスが利用されます。

※住所を借している事業者(主にレンタルスペースなど)によって、できることが異なりますので契約時にご確認ください。

コワーキングスペースビィーゴのバーチャルオフィスプランの特徴

大阪府枚方市のコワーキングスペース「ビィーゴ」ではバーチャルオフィスプランをご用意しています!

1、月額6,380円(税込)〜で即日利用開始可
2、法人登記可(要 事前申請)
3、電話利用サービスあり(有料)1,100円(税込)
4、郵便物転送サービスあり(有料)550円/件(税込)
5、1日1,000円(税込)で、コワーキングスペースの利用も可!

ご利用開始後、ビィーゴ内に専用ポストを設置させていただきます。

大きなお荷物が届いた場合も受付スタッフがお預かりし、ご連絡させていただきますのでご安心ください。1回あたり550円+送料実費でご自宅あてに郵送もいたします。

※電話基本料金とあわせて、通話料金の実費をお支払いください。
※転送手数料とあわせて、送料の実費をお支払いください。

バーチャルオフィスプランオプション

ビィーゴにはそのほかのオプションサービスもございます。

・月極ロッカー 2,200円(税込)

※バーチャルオフィスプラン:コワーキング利用料金は当日受付にてお支払いください(1日 1,000円(税込))

オフィスとバーチャルオフィスプランのコスト比較例

ここで自宅以外にオフィスを借りた場合と、コワーキングスペース のバーチャルオフィスプランを契約した場合の初期投資や月額固定費などの費用コスト面についてとあるシチュエーションを具体的に書いてみます。

自宅以外にオフィスを借りた場合のシミュレーション

初期投資

・敷金 仮に家賃の2ヶ月分で160,000円
・礼金 仮に家賃の2ヶ月分で160,000円
・保険関係 仮に10,000円/年
・インターネット引き込み 仮に10,000円
・エアコン購入・設置 仮に100,000円
・テーブルや椅子などの家具 仮に30,000円
(何に使うかにもよりますが)
・プリンター、冷蔵庫、電子レンジ、本棚、ソファ、ゴミ箱、掃除機、Wi-Fiルーター、コーヒーメーカー、湯沸かしポット、来客用家具など…
ーーーーーーーーーーーーーーー
仮に500,000円

月額固定費

・家賃・共益費・管理費 仮に80,000円
・電気代 仮に10,000円
・水道代 仮に3,000円
・インターネット代 仮に5,000円
ーーーーーーーーーーーーーーー
仮に100,000円

固定電話は引かず、携帯電話にするとしても、初期投資50万円程度、月額固定費10万円程度が必要になります。

コワーキングスペースのバーチャルオフィスプランを契約した場合のシミュレーション(仕事は自宅でする場合)

初期投資

・特になし

月額固定費

・バーチャルオフィスプラン(コワーキングスペースビィーゴの場合) 6,380円

というわけで、出すまでもなかったかもしれませんが・・・かかるコストの差は歴然です。

もちろん自宅以外にオフィスを借りた場所を有効活用できるのであれば無駄というわけではありませんが仕事内容によって検討が必要です。

バーチャルオフィスのメリット

続いて、上記と重なるところもありますがバーチャルオフィスのメリットについてご説明します。

実際のオフィスを持つよりもコスト削減になる

やはり最大のメリットは上記で見たように固定費の削減です。すでに自宅を仕事場にして作業環境が整っている場合、実際のオフィスを持つ必要がないけれど法人登記などで別の住所を使いたい場合に、最大限コストを削減することができます。

法人登記できる住所を持つためだけに使わない事務所を借りて、敷金と礼金、家賃、光熱費や管理費、設備費、人件費などを支払い続けるのは非常にもったいないことです。

バーチャルオフィスに契約すれば、実際にオフィスを持たずに格安で法人登記ができます。

実際のオフィスを持つよりもスピーディーで気軽にビジネスを開始できる

実際のオフィスを持つとなると、現地に足を運んで、不動産屋で賃貸借契約を締結して、保険やオプションなど様々な書類に記入して、と契約するだけでも手間と時間がかかります。

しかしバーチャルオフィスはサービスを行っているレンタルスペースの住所を借りる契約1つだけで済みますので、手続きが簡単!短時間であっという間に住所を借りることができます。

利用開始までの手順がシンプルで、敷金・礼金もありません。電気や水道を開栓したり、インターネットを引く必要もありません!

リアルな場所は必要な時、必要な分だけ使うことができる

実際には自宅で仕事がほぼ全て完結するとしても、クライアントを招いて対面で打ち合わせをする機会や、大型の複合機が必要になる時、個室の会議室が必要な時などもあるかもしれません。

そういった時には、コワーキングスペースのオープンスペースやレンタルスペースを必要な時に必要な分だけ借りるということもできます。

カフェや図書館ではそういったことはなかなかできませんが、コワーキングスペースやシェアオフィスのバーチャルオフィスプランで契約していれば、無駄なお金は使わずに必要に応じてあるものを活用できるでしょう。

自宅の住所を使わずプライバシーが守られる

上にも書きましたが、起業するには住所をたくさんの場所に記載したり、公開したりしなければいけません。

特に女性が一人でフリーランスとして、経営者として、起業する際に自宅の住所をあちこちに記載するのはとても心配なことです。

そんなとき、自宅以外の住所をバーチャルオフィスとして借りれば、自宅の住所を公開せずに手続きが進み、犯罪に巻き込まれることを避けることができます。

持ちたい場所で住所を持つことができる

例えば、東京都内、大阪市内、事業を行う市など、「そこに住所があるから信用される」という面があります。

あくまでイメージの問題ですが、事業を行うオフィスがどこにあるかが第一印象になることがあるので、見ず知らずのまちのアパートの一室よりは知られている場所にオフィスがある方が、初めてのクライアントも安心できます。

バーチャルオフィスのデメリット

ここまでバーチャルオフィスのメリットを紹介しましたが、その反面デメリットもお伝えします。

バーチャルオフィスはリアルのオフィスはない

現実のオフィスはないことを目的としてバーチャルオフィスを契約するわけですが、実際にオフィスや作業場所、ミーティングや商談ができるリアルな場所が必要な場面もあるかと思います。

また、例えば、バーチャルオフィスの住所を記載した名刺を受け取ったお客さんが突然、近くに寄ったからと挨拶に行ってしまう可能性も無きにしも非ず・・・。

ですので、実際に顧客がオフィスに来られる可能性がある場合はバーチャルオフィスであり自分はそこにいないことを伝えておいた方が誤解を生まずによいかもしれません。

そんなときはレンタルスペースやコワーキングスペースを併設している場所も多いですので、契約時には他のサービスが使えるかも合わせて確認しておくことをお勧めします。

バーチャルオフィスだと開業できない業種もある

業種によっては、バーチャルオフィスだと登記はできても、許認可や実際のオフィスが必要という要件があるなどで開業できない業種があります。

1、士業(弁護士、税理士、司法書士など)
※中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能
2、人材派遣業
3、有料職業紹介業
4、建設業・宅地建物取引業
5、不動産業
6、古物商
7、探偵業

上記の業種は、一定の条件を満たす個室が必要なのでバーチャルオフィスは使えませんのでご注意ください。その他にも許認可が必要な業種などは詳しい方に確認するようにしましょう。

バーチャルオフィスを解約した場合や借りているスペースが事業を廃業した時には、別の場所に住所変更手続きをしなければいけない

バーチャルオフィスを解約した場合や、住所を借りているスペースが何らかの事情で廃業した場合は、あらゆる住所変更手続きをしなければいけません。引越しする際と同様ですね。

借りる側として、住所利用サービスを行っている場所の方に対して「ここはつぶれませんか?」とは聞きづらいかと思いますが、意図を伝えて質問して、今後も長く運営されるであろう場所を選ぶようにするのが賢明でしょう。

バーチャルオフィスはこんな方におすすめ

最後に、上記を踏まえて、バーチャルオフィスがおすすめな人についてご説明していきます。

自宅以外の住所が必要で初期投資やコストを最小限に抑えたい方にとって、バーチャルオフィスは最もおすすめのプランです。

自宅の住所を不特定多数の人に公表したくない方(特に一人暮らしの女性)

コワーキングスペースビィーゴのバーチャルオフィス会員さんの中でも最も多い利用目的です。バーチャルオフィスプランを契約すれば自宅の住所を不特定多数の人に公表しないために、自宅以外の(仮想のオフィスの)住所を借りて、名刺やWebサイトに住所を記載することができます。また、開業届や法人登記にも使用可能です。

オンラインショップでは所在地の住所を公表しなければいけないものもあり、一人暮らしの女性の方などは特に不安になることも多いでしょう。そういった方にバーチャルオフィスはおすすめのプランです。

自宅が住宅専用の賃貸住宅で法人登記ができない方

特に自宅で仕事をされているけれど住宅用の賃貸マンションにお住まいの方で、名刺やWebサイトなどに住所を記載できないという方に、バーチャルオフィスはおすすめのプランです。

自宅の他にもう1つリアルな事務所を契約するのは、相当に時間もお金も労力もかかります。バーチャルオフィスならすぐに利用可能で、ローコストで住所が持てるのでおすすめです。

すぐに登記が必要な方

様々な事情で、急いですぐに法人登記をする必要がある方にとって、バーチャルオフィスプランはすぐに住所を持つことができるのでおすすめです。

もちろん実際の契約の際には急いでいてもしっかり理解した上で契約する必要がありますが、実際のオフィスを契約するよりはバーチャルオフィスで契約する方が、数倍早くことを進めることができるはずです。

※住所を借りる場所によっては業種や内容の詳細について事前審査がある場合があります。

大阪府・枚方市の仕事を受注したい、大阪支店・枚方支店を設けたい法人様

決して、大阪に住所があるからといって大阪の仕事が取れるわけではありませんが、少なからず大阪の人にとって、例えば北海道や沖縄や福岡など距離的に遠い会社よりは、大阪に住所がある会社の方が距離が近く感じられて、仕事をお願いしやすくなることもあるかと思います。(※業種によっては全く関係ないこともあると思いますが)

また、全国展開を進める企業にとって、最も早く支店を作る方法としてはバーチャルオフィスを活用することです。お客様が直接来店するような業種ではもちろん通用しませんが、来店型ではない業種など、考え方によっては大阪支店・枚方支店を即日で作ることも可能です。大阪支店を作ることによって、大阪府のお客様につながりやすくなるのであれば、大変リーズナブルな投資です。

バーチャルオフィスのまとめ

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを持たず自宅とは別の住所を持ち、ビジネスに有効に活かすことができる便利なサービスです。リアルなオフィスを持つよりもコストを最小限に削減できて、リスク回避することができるバーチャルオフィス。事業のステップに合わせて、必要に応じて検討してみてはいかがでしょうか。

大阪でバーチャルオフィスプランをお探しなら月額6,380円で利用できるビィーゴで!

大阪府枚方市にあるコワーキングスペース・レンタルスペース「ビィーゴ」では、バーチャルオフィスプランをご用意しております。

ビィーゴなら、月額6,380円(税込)で法人登記可能な住所をご利用いただけます。

ビィーゴ バーチャルオフィスの特徴

月額6,380円(税込)〜で即日利用開始可

・法人登記可
・電話利用サービスあり(有料)
・郵便物転送サービスあり(有料)
・1日1,000円(税込)で、コワーキング利用も可!

事前にご申請いただきましたら法人登記も可能です。
ご利用開始後、ビィーゴ内に専用ポストを設置します。大きなお荷物が届いた場合も受付スタッフがお預かりします。1回あたり550円(税込)+送料実費でご自宅あてに郵送もいたします。

バーチャルオフィスプランオプション

・月極ロッカー ¥2,200(税込)
・住所、登記利用 無料
・電話利用基本料金 ¥1,100(税込)
・郵便物確認、転送 ¥550/件(税込)

※電話基本料金とあわせて、通話料金の実費をお支払いください。
※転送手数料とあわせて、送料の実費をお支払いください。

※バーチャルオフィスプラン:コワーキング利用料金は当日受付にてお支払いください( 1日 ¥1,000(税込))

ビィーゴにはバーチャルオフィス以外にも、コワーキングスペースをドロップインや月額定額で使用したり、様々なプランがございます。
仕事や作業、ミーティング、商談、面接場所などを枚方市駅前でお探しの際は、ぜひお気軽にお越しください。

コワーキングスペース ビィーゴ
〒573-0031
大阪府枚方市岡本町7-1 枚方ビオルネ5階
072-800-1919
072-231-9390
hello@vie-orner.com
営業時間
 月額会員 8:30〜23:00(受付時間 10:00〜20:00)
 ドロップイン 10:00〜23:00(最終受付20時まで)
定休日 毎月第3水曜日、ビオルネの定休日、年末年始
駐車場・駐輪場(有料)

この記事を書いた人
おさや
ビィーゴのマネージャーおさやです。