快適なテレワーク・在宅勤務に必要な設備と環境まとめ25選
テレワークで生産性を上げる為に必要な設備・環境を知っておこう！
2020年の新型コロナウイルスの流行で、働き方に対する考え方が変わり、在宅やカフェ、コワーキングスペースでテレワークをする会社が増えてきました。
テレワークを始めようと思っても、必要な設備や環境についての知識が無いと、作業効率の悪いテレワークとなってしまい、生産性が落ちてします。
この記事では、これからテレワークを始める人は知っておきたい「快適なテレワークをする為に必要な設備・環境」を以下の5つのカテゴリーに分けて紹介していきます。
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仕事をする上で必要な設備・環境
【01】高速で安定したネット環境
パソコンでの作業、テレビ会議で社内会議・商談をする場合、速度制限の無い安定した高速なネット環境は必須です。
例えば、大事なテレビ会議中に、速度が遅いネット環境の影響で繋がらなくなり、途中離脱してしまっては、仕事になりません。
そうならない為にも、ネット環境の質は重要です。
ネットが繋がる場所
テレワークができて、インターネットに繋がる場所は、大きく分けて5つあります。
| ネットが繋がる場所 | 説明 |
| 自宅の固定回線 | eo光などの自宅で月額契約するネット回線 |
| ポケットWi-Fi | UQWiMAXなどのポケットWi-Fi |
| テザリング | スマホの回線を利用 |
| カフェ等のFreeWi-Fi | お店がお客様用に設置 |
| コワーキングスペースのWi-Fi | コワーキングスペース利用者用に設置 |
以上の5つは、全てインターネットに接続はできますが、速度が速いけど価格が高かったり、すぐに始められるけど通信が安定していなかったり、それぞれメリット・デメリットがあります。
ネット環境を選ぶ4つの評価軸
どのネット環境がテレワークに適しているかを判断する為に、以下の4つの評価軸で検証し、それぞれのメリット・デメリットを踏まえて、総合的に評価・判断することが必要です。
| ネット環境を選ぶ4つの評価軸 | 内容 |
| お手軽 | 利用開始までの時間がかかるか |
| 価格 | 無料か有料か |
| 速度 | 速度は速いか |
| 安定 | どこでもいつでも安定した接続ができるか |
以上の4つの評価軸から、テレワークの内容を重ねて判断し、自身に最適なネット環境を選ぶことが重要です。
テレワークに最適なネット環境
テレワークで想定されるインターネットに繋がる場所を、ネット環境を選ぶ4つの評価軸でそれぞれ評価し、総合的に評価してみましょう。
| 場所 | お手軽 | 価格 | 速度 | 安定 | 総合評価 |
| 自宅の固定回線 | △ | ○ | ○ | ◎ | 2位 |
| ポケットWi-Fi | ○ | △ | △ | △ | 5位 |
| テザリング | ◎ | △ | △ | △ | 4位 |
| カフェ等のFreeWi-Fi | ○ | ◎ | △ | △ | 3位 |
| コワーキングスペース のWi-Fi | ○ | ◎ | ◎ | ◎ | 1位 |
テレワークに最適なネット環境の総合評価は、コワーキングスペースのWi-Fiが1位となりました。
コワーキングスペースは、仕事をする人が多い為、高速で安定した回線を使用していることが多いです。なので、テレワークをする場所にオススメです。
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テレビ会議に必要な通信速度
右）スマートフォンの通信速度
8人以上のテレビ会議では、8Mbps以上の通信速度が推奨されています。（Skypeのヘルプより）
ビィーゴのコワーキングスペースでは、コワーキングスペース専用で光回線を1回線、業務用のルーターを使用しているので、安定した高速回線になっています。
【02】PCやスマホを充電する為の電源
ネット環境に続いてテレワークで必需品となるのが、PCやスマホなどの電子機器。もちろん電気を使用するので、テレワークをする場所には電源またはモバイルバッテリーが必要です。
テレワークができる電源がある場所
モバイルバッテリーのみでの作業の場合は、バッテリー残量を気にして作業をしなければいけません。そして、データのやりとりやテレビ会議を利用すると、通常よりもバッテリーの消耗が激しいので、安心して仕事をするには、電源のある環境は必須です。
テレワークができ、電源がある場所は大きく3つあります。ネット環境を選ぶ4つの評価軸でそれぞれ評価し、総合的に評価してみましょう。
| 電源がある場所 | 電源 | コンセント数 | 電気代 | 費用 | 時間 | 総合評価 |
| 自宅 | ◎ | ◎ | × | ◎ | ◎ | 2位 |
| カフェ等の電源席 | △ | △ | ◎ | △ | ○ | 3位 |
| コワーキングスペース | ◎ | ◎ | ◎ | ○ | ○ | 1位 |
自宅だと、電源やコンセント数は確保できますが、電気代を会社へ請求することは難しいでしょう。カフェ等の場合、電源席は限られ、PCやスマートフォンの充電に必要なコンセント数を確保することが難しいでしょう。また、長時間いる場合、コーヒー代・ランチ代がかさんでしまいます。なのでおすすめは、必ず電源が複数確保でき、場所代が固定のコワーキングスペースです。
スマホなどの充電器を無料貸出サービスしてくれるコワーキングスペースもあるので、もし忘れてしまっても安心です。
【03】資料の印刷や、文書をスキャンするための複合機
打ち合わせや商談に使用する資料や契約書の印刷や、資料のスキャンをする人には、複合機は必須です。
テレワークができ、複合機がある場所は、大きく3つあります。複合機を選ぶ3つの評価軸でそれぞれ評価し、総合的に評価してみましょう。
| 複合機がある場所 | 単価 | 速度 | 質 | 総合評価 |
| 自宅の家庭用プリンター | ○ | △ | △ | 3位 |
| コンビニの複合機 | △ | ◎ | ◎ | 1位 |
| コワーキングスペースの複合機 | △ | ◎ | ◎ | 1位 |
自宅の家庭用プリンターだと、印刷の品質が悪く、印刷スピードも遅い為、仕事用には適していません。印刷するたびにコンビニへ行くことは非効率なので、コワーキングスペースの業務用複合機がオススメです。
テレビ会議に必要な設備・環境
テレワークをする場合、社内会議はテレビ会議で対応しましょう。また、商談やお客様のアフターサービスもテレビ会議で対応する企業が増えています。
【04】ディスプレイ
ノートパソコンにはディスプレイがもちろん付いていますが、テレビ会議をしながらパソコンで議事録を書いたり、作業をする場合は、ディスプレイが必要です。また多人数でテレビ会議をする場合は大型のディスプレイが必要です。
コワーキングスペース ビィーゴでは、24インチまたは50インチディスプレイの貸出しを行っているので、快適にテレビ会議をすることができます。
【05】Webカメラ
テレビ会議にはまずWebカメラが必要です。ノートパソコン内蔵カメラでも問題ありませんが、多人数の場合は、1つのカメラで全員が写るように外付けのWebカメラを購入しましょう。
【06】スピーカー・マイク・イヤホン・ヘッドセット・スピーカーフォン
一人で使用する場合は、マイク付きのイヤホンやヘッドセットがオススメです。多人数の場合は、マイク内蔵のスピーカーフォンがオススメです。ノートパソコン内蔵のマイクとスピーカーは、ハウリングが発生したり、ノートパソコンから遠い人の声が拾われにくいので注意しましょう。
コワーキングスペース ビィーゴでは、スピーカーフォンの貸出しも行っています。
【07】集中できる環境
自宅やカフェ等では周りが騒がしかったり、後ろを誰かが通ったり、そんな環境では仕事に集中することが難しいでしょう。コワーキングスペースは、集中できる環境が整っているので、快適に仕事をすることができます。
【08】周りに聞かれない個室
重要な社内会議や商談など、内容を周りの人に聞かれたくない内容をテレビ会議で行う場合は、個室を利用する必要があります。
コワーキングスペース ビィーゴでは、個室の通話室やレンタルスペースがあるので、安心してテレビ会議をすることができます。
快適な仕事環境に必要な設備
テレワークはオフィスではない場所で仕事をするので、オフィスの様な快適な仕事環境を整える必要があります。
【09】仕事に集中できるデスク
デスクは資料を広げたり、ゆったりとした利用できる大きい方が作業効率は上がります。自宅だと作業に適している机が無かったり、カフェだと机が小さかったりするので、コワーキングスペースがオススメです。
コワーキングスペース ビィーゴでは、パーテーションで区切られた集中ルームなどもあるので、集中して、ゆったりと仕事ができます。
【10】疲れにくいチェアやバランスボール
長時間座って作業する場合、椅子はとても重要です。悪い椅子は腰痛などの原因にもなるので、適切な椅子を選びましょう。
また、バランスボールも作業椅子としてオススメです。背筋が良くなり、程よい運動にもなります。
【11】腰への負担を減らすランバーサポート
今座っている椅子にランバーサポートを置くだけでも、腰への負担は大きく変わります。ランバーサポートは椅子の背もたれ部分に設置して座ることで、正しい姿勢の手助けをしてくれます。なので、長時間座って作業をしても、腰への負担を従来よりも減らすことができます。
【12】デュアルディスプレイ
ノートパソコンの場合、ディスプレイが小さい為、表示できる量が少なく作業効率が下がってしまいます。なので、ディスプレイを追加してデュアルディスプレイにしましょう。
片方の画面でテレビ会議、もう片方で作業をすることができたり、作業効率は大幅に上昇します。
【13】外付けのキーボード
ノートパソコンによってはテンキーがなかったり、キーボードが小さく、タイピングがしにくいものがあります。外付けのキーボードを利用して、正確に速くタイピングできると作業効率が上がります。また、外付けキーボードを利用すると、ノートパソコンを目から離すことができ、最適なところにディスプレイを置くことができます。
【14】無線のBluetoothマウス
ノートパソコンのトラックパッドでは、操作性が低く、手首が疲れてしまいます。なので、無線のBluetoothマウスを使うことがオススメです。また、無線にすることで、コードが無くなり操作性が向上し、机周りがキレイになります。また、コンパクトなので持ち運びも楽になります。
【15】静かな環境で集中できるノイズキャンセリングイヤホン
周りの音が気になって、集中できない方もおられるのではないでしょうか。そんな方には、周りの音が聞こえなくなるノイズキャンセリングイヤホンは必須アイテムです。SONYのWF-1000XM3や、AppleのAirPods Proが高性能でお洒落なのでオススメで、価格は30,000円前後です。
【16】目線を上げて首肩の負担を減らすノートPCスタンド
ノートパソコンだと視線が下がり、肩や首が痛くなりませんか？ノートPCスタンドを利用すると、画面の高さを上げることができるので、肩や首が楽になります。また、タイピングする手首の負荷も軽くなります。価格は2,000円前後です。
【17】目の負担を減らすブルーライトカットのPCメガネ
長時間画面を見ての作業は、目が疲れてきます。少しでも目の負担を減らす為には、ブルーライトカットのPCメガネが有効です。
光の中でも青い光は波長が短く、水晶体や角膜で吸収されず、網膜まで強いエネルギーのまま到達してしまいます。瞳孔を縮めて光の量を減らす為に眼の筋肉が酷使され、疲れ目やドライアイ、肩こりにまで影響があると言われています。
ブルーライトカットのPCメガネは安い物で、1,000円前後で売られているので、付けてみてはいかがでしょう。
セキュリティ対策に必要な設備・環境
テレワークの一番高いハードルはセキュリティではないでしょうか。セキュリティ対策について必要な設備・環境をみていきましょう。
【18】データや資料持ち出しに対する社内ルール
情報漏洩の危険から、データや資料を会社から持ち出すことが全て禁止になっている会社が多いのではないでしょうか。持ち出しが禁止の場合、データはクラウドや社内のサーバーに保存し、印刷は禁止にするなどで対応することができます。社内ネットワークへのアクセスはVPN接続をすることで可能です。
【19】周りの人からの覗き見防止フィルム
カフェでは不特定多数の人から、PC画面を覗かれる可能性があります。また、コワーキングスペースでは利用者全ての人の名前や住所などの個人情報を確認しているので、不特定多数ではありませんが、覗かれる可能性があります。これに対しては、覗き見防止フィルムが有効です。価格は2,000〜3,000円前後です。
【20】機密情報を捨てるシュレッダー
印刷した情報が詰まった紙を廃棄する場合は、シュレッダーを利用しましょう。シュレッダーは手回しのハンドシュレッダーや電動シュレッダーなどありますが、時間短縮の為にも電動シュレッダーがオススメです。価格は一度に何枚シュレッダーにかけれるかにより変わりますが、5,000〜30,000円前後になります。コワーキングスペース ビィーゴでは、無料でシュレッダーを利用できます。
【21】書類や荷物を保管するロッカー
書類や荷物を保管しておく為に月極ロッカーがあると便利です。お昼休みや商談などで一時的に外出する時に、いらない荷物を置いて行くことができます。
【22】施設の防犯対策
常駐のスタッフはいるのか、どのような人が利用しているのか、防犯カメラはあるのか、警備員はいるのか。利用する施設がどのような防犯対策をしているかを事前に確認しましょう。
コワーキングスペース ビィーゴでは、スタッフが8:30~20:00まで常駐しており、入室する人は名前や住所を記入してもらい管理しています。また、通路には防犯カメラ、施設常駐の警備員が定期的に巡回もしています。
【23】座る席の位置
カフェやコワーキングスペースでテレワークをする場合、座る位置を変えるだけでセキュリティ対策になります。例えば、覗き見防止の為に背中が壁になる席や、部屋の角側の席にするだけでも、効果的です。
リフレッシュできる設備
【24】眠気を覚ますコーヒーメーカー
朝やお昼ご飯を食べた後の眠気を覚ます為にだったり、休憩のリフレッシュでコーヒーを飲む方が多いのではないでしょうか。自宅の場合コーヒーメーカーを買わないといけなかったり、カフェだと高くついてしまったりするので、コワーキングスペースのコーヒーマシンやコーヒーメーカーがオススメです。
コワーキングスペース ビィーゴでは、ネスレと本格的なコーヒーマシンと、豆から挽けるコーヒーメーカーグッズなどの設備が整っています。好きな豆を持ってきて飲むこともできます。
【25】座って疲れた体をリフレッシュさせるゴムチューブ
同じ体制で長時間座っていると身体が疲れ、集中力が落ちていきます。なので、定期的に身体を伸ばしたり、軽い運動をしてリフレッシュしましょう。おすすめなのがゴムチューブです。引っ張るだけで軽い運動になります。価格は1,000〜2,000円前後です。
まとめ
快適なテレワーク・在宅勤務に必要な設備と環境まとめいかがでしたでしょうか。気軽に始めるのであれば、お近くのコワーキングスペースをご利用してはいかがでしょう？
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