快適な「テレビ会議」導入に必要な環境と機材とは?

快適な「テレビ会議」に必要な環境

テレワークの普及でテレビ会議をする機会が増えたけれど、テレビ会議をする場所探しにお悩みの方も同時に増えているのではないでしょうか。

コワーキングスペースビィーゴでも毎日のようにどなたかがテレビ会議をされているので、スタッフとしてもテレビ会議ができる快適な場所が求められているのだなと感じています。

一言でテレビ会議といっても、いろいろなパターンがありますよね。

自分側は一人で聞く側なのか、話す側なのか、双方向に話し合いをするのか。はたまた自分側が同時に複数人で聞く側になるのか、話す側になるのか、自分も相手も全員でやり取りをするのか。

そして、周りに聞かれても良い内容であるか、周りに聞かれてはいけない、聞かれたくない内容なのかも重要なポイントです。

人数や目的によって、微妙に必要な環境や機材が異なりますので、この記事ではテレビ会議のノウハウについてお伝えします。

ビィーゴではあらゆるシチュエーションでテレビ会議がしやすい環境が整っています。まずはシチュエーションの分類からしてみたいと思います。

この記事はこんな人におすすめ

・急遽テレビ会議を導入することになったけど、方法がわからない
・テレビ会議ができる場所を探している

 

テレビ会議のシチュエーション

(1)自分は受ける側

基本的に自分は話さず、画面の相手の話を静かに聞くパターン。

例)オンライン授業、オンラインセミナーの受ける側など

▶︎求められる環境:長時間座れる場所、インターネット環境、電源
▶︎求められる機材:パソコンorタブレット、イヤホンorヘッドセット

(2)自分が発信する側

自分が画面の向こうの相手に対して話し続けるパターン。

例)オンライン授業や講義を教える側、オンラインセミナーやオンライン説明会の伝える側など

▶︎求められる環境:周りが静か、しゃべり続けても問題ない場所、インターネット環境、電源
▶︎求められる機材:パソコンかタブレット、Webカメラ、ホワイトボード、ディスプレイ(必要であればマイク内蔵のスピーカーフォン、イヤホン、暗ければ照明)

(3)双方向で会話のやり取りをする

自分も画面の向こうの相手も双方向に話すパターン。

例)オンライン面接、オンライン面談、オンラインカウンセリング、オンライン相談会、テレビ会議、オンライン勉強会、オンラインミーティング、オンライン飲み会など

▶︎求められる環境:周りが静か、しゃべり続けても問題ない場所、インターネット環境、電源
▶︎求められる機材:パソコンかタブレット、複数人であればマイク内蔵のスピーカーフォン、Webカメラ、一人であればイヤホンorヘッドセット、必要であればホワイトボード、ディスプレイ、暗ければ照明

テレビ会議をしたいのが一人か複数人か

一人であればパソコンかタブレットと、イヤホンがあれば十分対応可能です。

しかし、テレビ会議を行うのが複数人であれば、同時にそれぞれがパソコンを立ち上げると複数のパソコンのマイクが作動して音がハウリングしてしまう問題が起きてしまいます。

なので、自分側が複数人の場合は、パソコン内蔵のマイクやカメラではなく、共有で使うディスプレイを用意して、さらに各自のパソコンのマイクはオフにして複数人の声を拾い相手の声を伝えるスピーカーフォンを用意、全員を映す広角カメラがあれば、より快適にテレビ会議ができます。

周りに聞かれても良いか否か

たとえテレビ会議をしている人の近くにいたとしても、相手の声をイヤホンで聞いていれば周りには聞こえないので、会話の中身は意外とわからないものですが、それでも聞かれてはいけないシーンは多々あると思います。

例えば、面接は聞かれるのが恥ずかしいと思いますし、個人情報の相談、社内の新規プロジェクトの話などは周りには聞かれたくないものです。

周りに話している声が聞かれても構わないか、それとも周りに聞かれてはいけない、聞かれたくないのかでも必要な環境が変わってきます。

聞かれても構わない場合はどこでも構わないですが、聞かれてはいけない・聞かれたくない場合は、確実に個室が必要です。

もしビィーゴでテレビ会議をするなら?オススメの場所

周りに聞かれても問題ない場合

①コワーキングスペース(話すことが多い場合はキッチンスペースがおすすめです)

コワーキングスペースのオープンスペース

もし周りに聞かれても問題ない内容である場合は、コワーキングスペースでテレビ会議をしていただけます。コワーキングスペースの中でも話す側の立場でテレビ会議を長時間される方は、キッチンスペースで行なっていらっしゃる方が多いです。

【料金】ドロップイン料金(2時間以内500円、1日1,000円)

キッチンスペースで複数人でオンライン説明会をしている様子

周りに聞かれてはいけない、聞かれたくない場合

②通話室

コワーキング利用者専用の通話室

周りには聞かれたくない場合で自分一人の場合は、通話室使われている方が多いです。特に学生さんのオンライン面接や面談、カウセリングなどで使われている方が多いです。

コワーキングスペースビィーゴの通話室は追加料金は特にいただいておりませんが、使いたい方がたくさんいらっしゃるので、譲り合ってお使いいただいています。

【料金】ドロップイン料金(2時間以内500円、1日1,000円)

※連続した利用は2時間まで。当日現地での予約のみ。前日までの事前予約や電話予約はできません。

③ミーティングルーム

周りに聞かれたくない方で、自分たちが発信する立場で喋っている時間が長い場合は、ミーティングルームを事前予約で確実に押さえて使用されている方が多いです。また、個室のため周りに声が聞こえないので、内容を気にせず話せてプライバシーが守れます。

料金→時間に応じてミーティングルームの料金が必要。人数は問いません。事前予約制なので確実に場所が押さえられます。空いていれば当日も利用できます。

ミーティングルームA
ミーティングルームB

ミーティングルームAは12人ほど、ミーティングルームBは6名ほど入ります。

動画撮影で役立つ機材・備品

動画には幅広い機材を使用します。

本格的な動画撮影用のカメラ、一眼レフカメラ、三脚、アンブレラ、レフ板などはまだご用意できておりませんのでご自身でご準備をお願いします。

しかしながら、ビィーゴでも動画撮影に必要な機材・備品をいくつかご用意しております。有料のものと無料のものがあるのでよくご確認のうえご利用ください。

(1)複数人映るWebカメラ(有料:1回500円+税)

複数人の動画撮影で役に立つのは広角のWebカメラです。

ビィーゴにあるWebカメラは、ディスプレイの上に設置したり、取り外して机の上に立てて置いたり、手で持って動かしながら撮影したい時にとても便利です。

少し広角で映るので広めの様子が撮影できます。

画面の上についているのがWebカメラです

コンパクトで軽量なので一人でも簡単に扱えます。

(2)複数人の声を拾うマイク内蔵のスピーカーフォン(有料:1回500円+税)

複数人で撮影する場合、多方面の声を拾うことができるマイク内蔵のスピーカーフォンがオススメです。

このスピーカーフォンを使うと、複数人の声を拾えます。

真ん中に置いて使うのがオススメです!

(3)画面で確認できる50インチディスプレイ(有料:1回500円+税)

撮影した動画をその場で確認するための50インチ4Kのディスプレイもございます。必要なコード類は一通りご用意しております。

(4)少人数なら画面共有できる24インチディスプレイ(無料)

一回り小さい24インチディスプレイもご用意しております。こちらは無料貸出ディスプレイですので、気軽に借りられます。必要なコード類は一通りご用意しております。

(5)相手に伝えるときに役立つホワイトボード(無料)

ホワイトボードは授業や説明会など伝える・教えるときにあるととても便利です。ミーティングルームを借りていただいた方は無料で貸出いたします。水性マーカー・イレイサーも無料で貸し出ししておりますので持ち込んでいただく必要はございません。

以上、ビィーゴでご用意している動画撮影でお役立ちしそうな機材・備品のご紹介でした。繰り返しになりますが、それ以外の本格的なカメラ、三脚、レフ板、バック紙などはまだご用意しておりませんのでご自身でご準備をお願いします。

ぜひビィーゴのスペースをあなたの快適な動画撮影にお役立ていただければ幸いです!

※なお、ご注意いただきたいのは有料機材の貸出しは基本的に有料レンタルスペースの貸出しにひもづきますので、通常コワーキングスペースや通話室でのテレビ会議にはお貸ししておりません。機材備品を確実に押さえたい場合は、ミーティングスペースの事前予約をお願いしております。※通話室は予約不可です。

ビィーゴのミーティングルームの詳細

周りに聞かれたくない内容の場合、個室で会議を行いたい場合、機材を確実に押さえたい場合は、事前予約の「ミーティングルーム」のご利用がオススメです!

リーズナブルな料金設定と充実した設備

ビィーゴのレンタルスペースは会員登録不要でどなたでもWebサイトからご予約可能です。クレジットカード・銀行振込の前払い制で、朝9時から夜23時まで30分単位で借りられます。1日の最大料金は7時間分までとおトクになります!

ビィーゴへのアクセス

レンタルスペース「ビィーゴ」は
京阪枚方市駅直結、徒歩1分です。
枚方ビオルネという商業施設の5階にございます。

京阪京橋駅(大阪)から特急で14分、
京阪祇園四条駅(京都)から特急で27分の立地にございます。

隣接駐車場、駐輪場もございますので、主催者様も来場者様もお車でお越しいただくことが可能です。(有料)

詳しくはアクセス情報ページをご覧ください。

レンタルスペースの詳細・お問い合わせ・ご予約

レンタルスペースの借り方や予約フォームについては「枚方市のレンタルスペース・貸し会議室」のページをご覧ください。

お問い合わせ

この記事を書いた人
おさや
おさや
ビィーゴのマネージャーおさやです。